NASZA FIRMA

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych dla kontrahentów i ich przedstawicieli

I. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych – zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r., Nr 119, s. 1 oraz Dz. Urz. UE L z 23.05.2018, Nr 127, str. 2), zwanego dalej w skrócie „RODO”, informujemy iż:

II. Administrator danych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pol-Trans, z siedzibą w Skaryszewie, ul. Partyzantów 56, 26-640 Skaryszew

  1. Dane kontaktowe.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych może się Pani/Pan skontaktować z Administratorem w następujący sposób:

1)   pod adresem poczty elektronicznej: pol_trans@op.pl

2)   pod numerem telefonu: 506475415

3)   pisemnie na adres siedziby, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

III. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych osobowych.

  1. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się w celach związanych z zawarciem, wykonywaniem i obsługą zawartej umowy.
  2. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest :

2.1.     jeżeli jesteście Państwo wykonawcą umowy :

–        art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj.: niezbędność do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy;

–        art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj.: obowiązek prawny ciążący na Administratorze związany z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (m.in. ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości; ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa);

–        art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, polegających m.in. na zapewnieniu ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności, wewnętrznych celów administracyjnych (w tym zarządzania usługami),  niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń oraz przed roszczeniami;

2.2.     jeżeli jesteście Państwo osobą fizyczną reprezentującą osobę prawną lub jednostkę organizacyjną będącą wykonawcą umowy lub podejmującą działania przed zawarciem umowy, a także pracownikiem lub współpracownikiem takiej osoby prawnej lub jednostki, uczestniczącym w zawieraniu lub realizacji umowy – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, polegający na działaniach związanych z ustaleniem warunków zawarcia umowy z kontrahentem oraz ułatwieniu komunikacji związanej z jej wykonaniem, a także ustaleniem osób odpowiedzialnych za realizację i uprawnionych do kontaktów w ramach wykonywania umowy.

  1. Odbiorcy danych osobowych.

Dane osobowe, co do zasady, nie będą przekazywane innym podmiotom, z wyjątkiem :

  1. podmiotów uprawnionych do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organów władzy publicznej;
  2. podmiotów wspierających nas w wypełnianiu naszych uprawnień i obowiązków oraz w świadczeniu usług, w tym zapewniających obsługę księgową, kadrową, prawną, archiwizację i niszczenie dokumentów, usługi pocztowe, kurierskie, płatnicze, obsługę w zakresie marketingu, ochronę osób i mienia, dostawców usług w zakresie platform sprzedażowych, a także dostawców systemów informatycznych, udzielających asysty i wsparcia technicznego dla systemów informatycznych, w których przetwarzane są Państwa dane.
  3. Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji między narodowej.

Administrator, co do zasady, nie przekazuje Państwa danych osobowych, do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,

  1. Okres przechowywania danych osobowych.
  2. Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa.
  3. Po spełnieniu celu, dla którego Państwa dane osobowe zostały zebrane, mogą one być przechowywane jedynie w celach archiwalnych, przez okres, który wyznaczony zostanie na podstawie przepisów prawa.

VII. Prawa osób, których dane dotyczą, w tym dostępu do danych osobowych.

Na zasadach określonych przepisami RODO, posiadają Państwo prawo do żądania od administratora:

1)        dostępu do treści swoich danych osobowych,

2)        sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,

3)        usunięcia swoich danych osobowych (m.in. gdy przetwarzanie nie wynika z obowiązku prawnego administratora lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),

4)        ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

5)        przenoszenia swoich danych osobowych (jeżeli przetwarzanie opiera się na podstawie zgody lub umowy),

a ponadto, posiada Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w związku ze szczególną sytuacją (prawo to przysługuje m.in. wówczas, gdy administrator przetwarza dane realizując cele wynikające z jego prawnie uzasadnionych interesów).

Nie wszystkie Państwa żądania będziemy zatem mogli zawsze spełnić. Zakres przysługujących praw zależy bowiem zarówno od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych, jak i często – sposobów ich gromadzenia.

VIII.       Prawo do cofnięcia zgody.

  1. W stosunku do danych osobowych, które są nieobowiązkowe, a które zostały przez Państwa podane, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
  2. Wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Państwa danych do momentu jej wycofania.
  3. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

  1. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych.

Podanie przez Państwa danych osobowych jest warunkiem koniecznym do zawarcia i realizacji umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

  1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie.

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednak nie będzie to prowadziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym dane nie będą profilowane.

  1. Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa a zostały podane przez inne podmioty lub osoby – zgodnie z art. 14 ust. 1 lit. d) i ust. 2 lit. f) RODO, informujemy nadto, iż :
  2. Kategorie danych.

W zależności od okoliczności sprawy będziemy przetwarzać między innymi następujące kategorie Państwa danych osobowych : podstawowe dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail), dane adresowe (adres miejsca zatrudnienia), inne dane związane z zatrudnieniem (np. stanowisko służbowe). Kategorie danych będą zbierane z poszanowaniem zasady adekwatności, mając na uwadze cel załatwienia sprawy i wynikać będą przede wszystkim z obowiązujących przepisów prawa.

  1. Źródło pochodzenia danych osobowych.

Państwa dane osobowe pochodzić będą od kontrahenta, który podał w umowie dane osobowe przedstawicieli do kontaktu lub ze źródeł publicznie dostępnych (np. strona internetowa).